Phần mềm quản lý nhà in ra đời đã trở thành cứu cánh cho các nhà in cũng như nhân viên và lãnh đạo ngành in. Phần mềm quản lý chuyên nghiệp dùng để thiết kế dành riêng cho nhà in nên sẽ có những tính năng chuyên biệt chẳng hạn: offset sách báo, catalogue, tạp chí, tờ rơi hay tờ gấp, quản lý đơn hàng, báo giá cho khách hàng, tính giá… Doanh nghiệp không cần phải lo lắng về bộn bề công việc hằng ngày khi làm thủ công nữa, tất cả giấy tờ in ấn, dữ liệu sổ sách kế toán, file thống kê trên excel…tất cả đều được giải quyết ngay trên phần mềm này.
https://www.nexmi.com/wp-content/uploads/2018/07/nexmi2-1024x511.png
Phần mềm quản lý nhà in của Quang Minh Software (Minh họa)
Không quá khi nói rằng phần mềm quản lý nhà in đã giúp ngành in có được bước tiến mới trong phát triển và nâng cao hiệu suất làm việc. Các chức năng được tích hợp trên phần mềm giúp offset sách báo, tạp chí, quản lý hiệu quả đồng thời sản xuất đúng tiến độ theo đơn đặt hàng của khách hàng. Những quy trình làm việc trở nên hoàn hảo tuy nhiên, phần mềm nào cũng có giới hạn với những ưu, nhược điểm cần được khắc phục từng ngày trong quá trình vận hành và đưa vào sử dụng. Không có nhiều công ty có thể tích hợp được các chức năng một cách hoàn hảo và chuyên biệt cho nhà in, nhất là những nhà in lớn. Mặt khác, trong khâu vận hành và kiếm thử còn nhiều vấn đề trước khi đưa vào ứng dụng thực tế. Đây cũng là vấn đề của nhiều nhà in hiện tại khi chưa tìm được đối tác phù hợp và phần mềm được thiết kế giống như yêu cầu của doanh nghiệp.
Chẳng hạn, với yêu cầu báo giá khi có khách hàng yêu cầu, mục tiêu đặt ra là phải có phần mềm mà ở đó chỉ cần nhập những thông số cơ bản về loại giấy, số tờ/số trang in, khổ giấy…thì sẽ nhận được báo giá trong thời gian nhanh nhất để gửi cho khách hàng theo form chuẩn có sẵn từ doanh nghiệp. Điều này tạo lợi thế cạnh tranh hơn và điều chỉnh được thông tin cũng như giá cả khi có sự thay đổi.
https://www.nexmi.com/wp-content/uploads/2018/07/nexmi3-1024x512.png
Phần mềm quản lý nhà in giúp tính giá
Nếu phần mềm giải quyết được vấn đề quản lý đơn hàng nghĩa là khi có người đặt hàng nhân viên kinh doanh có thể in ngay hợp đồng/phiếu đặt in cho khách hàng. Lúc này phần mềm mới được xem xử lý được các vấn đề mà doanh nghiệp in đặt ra. Sai sót khi gõ chữ thủ công bằng Word sẽ được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả nếu sử dụng tính năng tự động từ phần mềm được tích hợp.
https://www.nexmi.com/wp-content/uploads/2018/07/nexmi0-1024x512.png
Giao diện màn hình phiếu đặt in
Tương tự với khâu quản lý sản xuất, khi cần thì người điều độ cũng chỉ cần 1 cú click chuột để in ra ngay phiếu sản xuất/lệnh sản xuất. Phiếu này đã bao gồm những yêu cầu về chế bản, quy cách in, công đoạn gia công sản phẩm đã có sẵn trong bảng tính giá/báo giá. Mọi nhân viên được phân quyền có thể cập nhật cũng như điều độ sản xuất bất cứ đâu bằng thiết bị thông minh có sẵn như di động hay tablet…
https://www.nexmi.com/wp-content/uploads/2018/07/nexmi-1024x512.png
Theo dõi sản xuất đơn hàng (Minh họa)
Phần mềm quản lý nhà in hiện nay vẫn còn nhiều thiếu sót về kinh nghiệm triển khai cho những công ty hay nhà in lớn ở nước ta. Giao diện trên phần mềm cần phải đơn giản và dễ thực hiện, vấn đề nhập liệu cũng cần được tối ưu hóa sao cho số liệu thống kê và sổ sách được cập nhật liên tục. Về quản lý nhà cung cấp vật tư, đơn vị gia công giấy, chi phí mua giấy nguyên liệu, vật tư cũng như tính lương theo sản phẩm cũng cần được hỗ trợ và tích hợp trên phần mềm. Vấn đề về chi phí trong khâu vận hành cũng như triển khai phần mềm cũng được đề cập để nhiều doanh nghiệp có thể tiếp cận dịch vụ một cách thuận tiện và chuyên nghiệp hơn, giải quyết những băn khoăn của nhà in vừa và nhỏ. Tóm lại, phần mềm nào cũng có sai sót và những phần mềm quản lý nhà in hiện nay cũng không tránh khỏi. Không thể giải quyết mọi vấn đề của nhà in nhưng nhứng chức năng được cài đặt đã tương đối giải quyết các yêu cầu cơ bản hiện nay của nhà in. So với phần mềm có sẵn trên thị trường không được thiết kế riêng thì phần mềm quản lý nhà in sẽ rẻ hơn, tốn ít chi phí vận hành, kiểm thử sửa chữa hay nâng cấp hệ thống. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!
Để được hướng dẫn chi tiết và nhận phần mềm demo xem tại đây!