Tạo chữ kí tùy biến trong Microsoft Exchange 2010

1

MS Exchange 2010 mang đến một tính năng mới với tên gọi Dynamic Signatures (DS). Dựa trên thông tin trong Active Directory (AD) của người gửi, DS sẽ giúp tạo chữ kí riêng biệt tưng ứng với những người gửi khác nhau. Ngoài ra tính năng này còn cho phép bạn sử dụng mã HTML để tạo chữ kí.

Bài viết này hướng dẫn cách tạo một DS dựa trên thông tin người gửi trong AD (tên, số điện thoại, công ty, địa chỉ…). Chữ kí cũng sẽ kèm theo hình ảnh tương ứng của người gửi.

http://i689.photobucket.com/albums/vv258/ngngmaiphuong/e10/dss.jpg

Đầu tiên hãy mở Exchange Management Console rồi click vào mục** Hub Transport** bên dưới Organization Configuration. Tiếp theo vào thẻ Transport Rules để chọn New Transport Rule.

Bước đầu bạn cần điền các thông tin:

http://i689.photobucket.com/albums/vv258/ngngmaiphuong/e10/ds1.jpg

Trong phần Conditions, hãy chọn các trường hợp mà chữ kí được áp dụng. Hướng dẫn này chỉ áp dụng chèn chữ kí cho một người để kiểm tra tính năng. Khi đã chắc tính năng hoạt động tốt, thông thường chúng ta cần chọn from users that are inside the organization để áp dụng cho nhiều người khác.

http://i689.photobucket.com/albums/vv258/ngngmaiphuong/e10/ds2.jpg

Trong phần Actions, chọn append disclaimer text and fallback to action if unable to apply.

http://i689.photobucket.com/albums/vv258/ngngmaiphuong/e10/ds3.jpg

Để bắt đầu tạo chữ kí, click vào disclaimer text trong Step 2. Bạn có thể sử dụng mã HTML hoặc text thông thường để tạo chữ kí. Hướng dẫn này sẽ dùng HTML để có thể minh họa cho việc định dạng text và đính kèm ảnh cá nhân.

Tip: Để thuận tiện, bạn có thể dùng các phần mềm chỉnh sửa HTML như Microsoft Web Expressions hay Frontpage để tạo mẫu chữ kí theo ý, sau đó chép vào box Specify Disclaimer Text.

Chữ kí có thể tùy biến thay đổi là nhờ vào các biến thông tin trong Active Directory. Các biến này phải được đặt giữa kí hiệu %% (ví dụ %%firstname%%). Danh sách các biến được phép sử dụng:

  • UserLogonName

  • DisplayName

  • FirstName

  • Initials

  • LastName

  • PhoneNumber

  • OtherPhoneNumber

  • HomePhoneNumber

  • OtherHomePhoneNumber

  • PagerNumber

  • MobileNumber

  • FaxNumber

  • OtherFaxNumber

  • Email

  • Street

  • POBox

  • City

  • State

  • ZipCode

  • Country

  • Title

  • Department

  • Manager

  • Office

  • Company

  • Notes

  • CustomAttribute1 – CustomAttribute15

Nhập chữ kí vào box Specify Disclaimer Text như hình bên dưới

http://i689.photobucket.com/albums/vv258/ngngmaiphuong/e10/ds4.jpg

Sau đây là đoạn mã HTML được sử dụng trong hướng dẫn này

[FONT=“Courier New”]

%%Firstname%% %%Lastname%%
%%department%%
Telephone: %%Phone%%
%%Company%%
%%Street%%
%%City%%, %%State%% %%ZipCode%%
[/FONT]

Đoạn mã này giúp tạo ra một chữ kí với 2 phần, phần bên trái là hình ảnh (mã màu đỏ), và phần bên phải là text được định dạng (mã màu xanh).

Phần mã màu đỏ sẽ dẫn đến một file ảnh JPG với tên** Firstname Lastname.jpg** được đặt trên server expta.com. Tùy vào thông tin Firstname và Lastname, mỗi người sẽ có một ảnh riêng cho mình.
Hoặc để đơn giản, bạn có thể sử dụng một ảnh cho tất cả người gửi (logo của công ty…). Chỉ cần đổi phần mã đỏ sang địa chỉ ảnh cố định, chẳng hạn như
[FONT=“Courier New”][/FONT]

Hoàn thành để có thể xem chữ kí được tạo.

http://i689.photobucket.com/albums/vv258/ngngmaiphuong/e10/ds5.jpg

[RIGHT]chinhnguyen - HHVN
Theo expta.com[/RIGHT]